Dans tous les cas, les opérations sont datées et explicitées par un libellé. Chaque ligne comptable doit correspondre à un document répertorié qui doit toujours en retour pouvoir justifier une écriture comptable (une facture, un relevé de compte bancaire, une feuille d'impôt à payer, etc.). Tous ces documents doivent respecter des règles : date, émetteur, destinataire, montants, etc. Une écriture comptable peut ainsi correspondre à un fait réel opposable à des tiers. (Etat, organisme sociaux, justice, etc.).
On subdivise généralement les opérations en catégories correspondant à des comptes numérotés et libellés qui déterminent le plan comptable. Dans tous les cas, ces plans distinguent les comptes de bilan et les comptes de résultat.
• les comptes de bilan correspondent aux structures de l'organisme (selon les cas : les capitaux, subventions accordées ou reçues, les bâtiments, les machines, les clients, les fournisseurs, les citoyens, les établissements financiers, etc.)
• les comptes de résultat correspondent à l'exploitation de ces structures (selon les cas : achats de fournitures, d'énergie, de services, frais généraux, ventes, perceptions des impôts, cotisations d'adhérents, etc.)
La comptabilité simple
Elle est basée sur la distinction des recettes et des dépenses et la détermination d'un solde entre le total des dépenses et le total des recettes.
Elle peut être perfectionnée par l'usage du plan comptable, permettant de déterminer des sous-totaux et des soldes par catégorie. Le solde général peut alors être subdivisé entre le solde des comptes de bilan et celui des comptes de résultats.
La comptabilité en partie double
La technique de la comptabilité en partie double, utilisée aujourd'hui dans la comptabilité générale est apparue en Italie avant 1495. Le moine Luca Pacioli (1445 - 1517) connu sous le nom de Fra Luca dal Borgo, a popularisé la technique en éditant à Venise son traité sur la comptabilité.
La comptabilité en partie double, aussi appelée comptabilité commerciale, fonctionne sur la correspondance entre des ressources et leur emploi : le débit et le crédit. Cette comptabilité permet d'enregistrer non seulement les opérations financières immédiates, mais aussi les opérations différées dans le temps : les dettes, les emprunts, les prêts et même des réserves ou provisions pour des opérations envisagées de façon certaine. Le but est de donner une image la plus fidèle possible de l'état des richesses d'un organisme à tout moment et ses interactions avec les différents acteurs dont elles dépendent.
La technique fait, ici, toujours correspondre une opération de recette ou de dépense avec un moyen de la réaliser. On a donc toujours au moins un débit et un crédit dont la valeur est égale. Certaines opérations (avec TVA par exemple) font entrer en jeu plusieurs débits et plusieurs crédits dont les sommes des débits doivent être égales aux sommes des crédits. Elle recourt à un plan comptable pour catégoriser les opérations, mais chaque compte peut être débité ou crédité et dispose donc d'au moins deux colonnes.
Exemple simplifié : si j'achète une machine de 1000 euros, j'enregistre un débit dans un compte d'équipement pour 1000 euros auquel je dois absolument faire correspondre le moyen par lequel je l'ai payée : un crédit, d'une somme équivalente. Ce crédit peut être porté sur un compte bancaire ou un compte du fournisseur à qui je dois payer cette machine, si son paiement est différé. On aura donc d'un côté un compte qui enregistrera les équipements de l'organisme, quel que soit le financement, et de l'autre un compte qui suivra le réglement. Dans le cas d'un réglement différé, quand je paierai le fournisseur, je le débiterai par le crédit du compte bancaire, toujours en faisant correspondre un débit et un crédit.
L'historique des écritures reflète ainsi à chaque date, la photographie de la situation financière de l'entreprise, avec ses acquis, l'état de sa trésorerie, l'évaluation des risques, ses dettes et ses créances. Cette technique offre en outre des garanties de cohérence beaucoup plus grande que celle d'une comptabilité simple. L'égalité entre les débits et les crédits permet en effet des contrôles sous plusieurs angles de la rigueur de la comptabilité. Notamment, le solde des comptes de bilan et celui des comptes de résultats doivent être égaux d'une part et d'autre part s'équilibrer : l'un créditeur (somme des crédits supérieure à celle des débits) et l'autre débiteur (somme des débits supérieure à celle des crédits).
Les fraudes viennent généralement d'opérations techniquement correctes, débit égal crédit, mais correspondant à des pièces comptables frauduleuses, et/ou des affectations de comptes erronées, voire à des abus de confiance (signature de deux chèques pour une même opération par exemple). Parfois ce sont des systèmes virtuels très sophistiqués qui sont employés.
L'utilisation de ces techniques comptables
On distingue la comptabilité privée et la comptabilité publique :
• la comptabilité publique détermine les recettes et dépenses de l'État et des autres collectivités publiques ; en France elle utilise le principe technique de la comptabilité simple.
• la comptabilité privée est celle que tiennent tous les autres acteurs économiques. Ils utilisent l'une des deux techniques, au choix pour certains organismes (associations, petites entreprises) ou imposées par certains critères fiscaux, économiques et sociaux.
• au niveau d'un pays, la comptabilité nationale agrège les comptabilités publiques et les comptabilités privées pour donner l'image de la situation économique du pays.
La comptabilité privée peut prendre deux formes :
• la comptabilité générale, obligatoire pour l'entreprise et toutes les organisations marchandes dans de nombreux pays. Elle peut être fortement réglementée et contrôlée selon les cultures. Son objectif essentiel est d'informer les dirigeants et les tiers (propriétaires, prêteurs, fisc, etc.) sur la situation économique de l'entité. Elle sert de base au calcul du résultat et à celui des impôts directs. Elle sert aussi à percevoir les taxes indirectes comme la taxe sur la valeur ajoutée (impôt indirect) pour le compte de l'État.
• les comptabilités de gestion, telle que la comptabilité analytique qui mesure les coûts et les marges par centres et par fonctions. Elles ne sont pas obligatoires mais en pratique indispensable pour les grandes entreprises, même si leur processus de production est complexe.